Tout savoir sur la provision pour charges locatives

Dans un logement loué vide, le principe qui s’applique aux charges locatives est celui des charges réelles. Cela signifie que le propriétaire devra suivre de façon précise les charges locatives réelles d’un exercice pour les facturer au locataire. Pour être plus efficace, la méthode dite de provisions sur charges est appliquée. Voici ce qu’il faut comprendre sur cette méthode.

Qu’est-ce qu’une provision pour charges locatives ?

En comptabilité, une provision est un montant affecté au paiement d’une charge future. Plus exactement, il s’agit d’une charge dont le montant n’est pas encore défini à la date de la clôture de l’exercice, mais qui doit tout de même faire l’objet d’une anticipation. Ainsi, la provision pour charges dans le cadre d’une relation bailleur/locataire signifie que le bailleur perçoit chaque mois un montant de la part du locataire pour payer les charges qui seront constatées dans le futur.

Dans la pratique, le bailleur définit chaque année un montant de provision pour charges correspondant au montant des charges locatives annuelles de l’année précédente ramené à un mois. Le locataire devra s’acquitter de cette provision pour charges en même temps que son loyer mensuel.

Le propriétaire bailleur peut opter pour deux types de paiements :

• le versement de provisions pour charges impliquant un paiement tous les mois ou tous les trimestres et une régularisation annuelle qui permettra d’ajuster les versements du locataire aux dépenses réelles ;
• une récupération ponctuelle des charges engagées en apportant les justificatifs de ces dépenses, sous forme de factures par exemple.

C’est à lui de voir avec son locataire quelle est la solution qui convient le mieux.

Quelles dépenses sont incluses dans la provision pour charges locatives ?

Un propriétaire bailleur pourra demander chaque mois une provision pour charges correspondant aux charges locatives dans les cas suivants :

• pour tout logement vide du secteur social ou du secteur privé ;
• pour tout logement meublé dont le contrat de location a été signé après le 27 mars 2014 (ou avant cette date si le bail y fait référence).

Il sera nécessaire d’effectuer chaque année une distinction entre les charges locatives qui sont du ressort du propriétaire et celles qui incombent au locataire. Il faudra aussi revoir le montant des provisions d’une année sur l’autre en se basant sur le décompte des charges définitif.

Le principe des charges locatives consiste à imputer au locataire les dépenses engagées par la copropriété pour le compte de l’entretien des espaces communs de l’immeuble, des frais relatifs au fonctionnement d’un ascenseur ou d’un contrat collectif d’approvisionnement en eau par exemple. Parmi les dépenses concernées, on retrouve :

• l’eau froide et l’eau chaude de l’ensemble des occupants, l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes et des espaces extérieurs ;
• la réparation des fuites sur joints ;
• l’électricité dans les parties communes intérieures ;
• la fourniture de matériel d’entretien (balais, sacs poubelle, etc.) et de produits de désinfection des parties communes ;
• la réparation des appareils d’entretien de propreté comme l’aspirateur ;
• l’entretien de la minuterie et des vide-ordures ;
• les frais de personnel d’entretien ;
• les petites réparations de la cabine d’ascenseur, des paliers et des fusibles ;
• l’électricité utilisée pour le bon fonctionnement de l’ascenseur ;
• les dépenses d’exploitation et d’entretien des voies de circulation, aires de stationnement ou équipements de jeu pour enfants ;

Certaines taxes seront également à la charge du locataire. Il s’agit notamment de :

• la taxe de balayage ;
• la taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères ;
• la redevance d’assainissement.

Toutes ces charges, qui concernent l’occupation quotidienne des lieux par le locataire, seront remboursées par ce dernier. En payant une provision chaque mois, le locataire anticipera le paiement annuel de ces charges locatives. Pour aboutir au montant exact des charges locatives de l’année, le propriétaire devra effectuer une régularisation des charges en fin d’année.

Qu’est-ce qu’une régularisation des charges locatives ?

Comment savoir s'il faut régulariser les charges locatives ?

Le montant de la provision pour charges étant calculé sur la base des charges locatives de l’année passée, il est possible que le montant réel de l’année en cours soit différent. Ainsi, dans un sens comme dans l’autre, le propriétaire devra effectuer une régularisation des charges.

Pour cela, il comparera :

• le montant exact des charges locatives de l’année à l’aide des relevés de compte fournis par le syndic de copropriété ;
• la somme des provisions versées chaque mois par le locataire.

Si la somme des provisions pour charges dépasse le montant réel des charges, le propriétaire devra reverser la différence au locataire.

Si la somme des provisions pour charges est insuffisante pour couvrir le montant réel des dépenses, le propriétaire pourra demander un complément à son locataire dans le cadre du décompte des charges.

L'obligation de justifier une régularisation des charges de location

Il faut noter que le montant des charges récupéré mensuellement doit être systématiquement justifié. Dans cette logique, les provisions pour charges doivent être fixées en fonction des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation des charges ou en fonction du budget prévisionnel dans le cas d’un logement situé dans un immeuble en copropriété.

Sachez que le locataire a le droit de vous demander un récapitulatif détaillé des charges du logement. En fait, sur le plan juridique, le locataire n’a l’obligation de payer les provisions pour charges qu’après avoir obtenu un justificatif des dépenses mentionnant précisément la totalité des charges. Il est de votre devoir de lui transmettre un tel document, que cela soit par voie postale ou par email.

Concrètement, en tant que propriétaire bailleur, vous avez l’obligation de tenir à la disposition du locataire l’ensemble des pièces justificatives concernant les provisions pour charges pendant six mois après l’envoi du décompte de charges, qui se déroule généralement en fin d’année.

Aussi, vous devrez communiquer au locataire un mois avant chaque régularisation annuelle envisagée :

• le décompte des charges locatives par nature de charges ;
• le mode de répartition entre les locataires (s’il s’agit d’un logement situé dans un immeuble collectif) ;
• une note d’information concernant les calculs portant sur la production d’eau chaude et le chauffage.

De son côté, s’il connaît des difficultés financières, le locataire a le droit de demander des délais de paiement supplémentaires pour payer les charges. Il revient au propriétaire d’accepter ou non cette demande.

La régularisation des charges au départ du locataire

Au-delà de la régularisation annuelle des charges récupérables, il est important de savoir qu’une régularisation des provisions pour charges doit également être faite lors du départ du locataire. Or, puisque la plupart des charges réelles ne sont connues qu’au moment de la réception de l’arrêté des comptes annuels, il peut se passer plusieurs mois avant que le bailleur ne dispose de toutes les informations nécessaires pour établir un décompte final des charges locatives.

Dans ce cas, comme le stipule la loi Alur de 2014, le bailleur peut procéder à une retenue égale au maximum à 20 % du montant du dépôt de garantie en attendant la régularisation de la situation. À ce moment-là, il devra adresser au locataire sortant le solde du dépôt de garantie accompagné du détail de la régularisation des charges. De manière générale, le montant retenu par le propriétaire doit être adapté aux frais passés du locataire.

Sinon, toujours selon la loi Alur, les deux parties peuvent simplement convenir à l’amiable de solder immédiatement l’ensemble des comptes au départ du locataire.