Régularisation des charges locatives sous-estimées : comment faire ?

Le besoin de procéder à une régularisation des charges locatives est fréquent lorsque ces dernières sont sous-estimées. En effet, lors de la signature du bail, vous devez fixer le prix du loyer et des charges que devra vous verser votre locataire. Le montant du loyer peut se définir assez facilement, en prenant en compte les prix pratiqués dans le secteur pour un même bien. Quant aux charges, le montant demandé représente souvent une provision pour charges, parfois sous-estimée ou surestimée, que vous devrez ajuster chaque année. Lorsque les charges locatives sont sous-estimées, il vous incombe de les régulariser au plus vite. Voici comment faire.

Présentation rapide des charges locatives

Taxe sur les ordures ménagères (TEOM), facture d’eau, coût d’entretien de l’ascenseur, salaire du concierge… Tout cela représente des frais payés par le propriétaire qui peuvent être à la charge du locataire. Le calcul des charges locatives prend en compte toutes les dépenses relatives au bien loué qui peuvent être imputées au locataire. Celles-ci sont divisées en 12, pour être amorties sur une année.

Comme un propriétaire ne peut jamais réellement savoir le coût exact des charges cumulées sur une année, il est donc obligé de fixer un prix, en sus du loyer, qui est une provision sur charge. Dans le cas où les charges payées sur une année par le locataire sont supérieures au montant réel des dépenses, le propriétaire rembourse la différence ou peut la déduire des prochaines charges.

Cependant, si la provision a été insuffisante, car sous-estimée, alors en tant que propriétaire bailleur, vous êtes en droit de réclamer la différence à votre locataire et d’effectuer une régularisation des charges locatives.

Pourquoi régulariser des charges locatives sous-estimées ?

Les raisons d’une sous-estimation

Plusieurs raisons peuvent conduire à une sous-estimation des charges locatives :

• Les taxes sont plus élevées que l’année précédente ;
• Le locataire a consommé plus que prévu (eau, chauffage, etc.) ;
• Le coût de l’entretien des parties communes a été plus important cette année ;
• Les charges de copropriété ont augmenté ;
• Vous aviez mal calculé le montant des charges.

Notez que la taxe d’ordures ménagères est incluse dans votre taxe foncière. Son montant exact figure donc sur votre avis d’impôt foncier, il vous suffit de vous reporter à la ligne correspondant au bien loué pour en connaître le montant exact pour cette année. Cependant, seules cette taxe et la taxe de balayage dans certaines communes peuvent être supportées par le locataire.

Les conséquences

Une sous-estimation des charges locatives vous fait perdre de l’argent. En effet, vous n’êtes pas tenu de supporter les frais qui incombent au locataire. Que ce soit pour le chauffage, pour les taxes de balayage ou d’ordures ménagères ou encore pour l’eau, ce n’est pas à vous d’en assumer le coût. Vous devez donc veiller à ce que votre locataire vous rembourse ces frais, par le biais des charges locatives.

Comment procéder à une régularisation des charges locatives ?

Quand régulariser les charges locatives ?

Une révision des charges locatives réelles doit être effectuée chaque année, à la date anniversaire du bail le plus souvent. Cependant, si vous recevez une facture en cours d’année faisant état d’une consommation plus importante ou d’une augmentation des frais, alors vous pouvez avertir le locataire que vous allez procéder à une réévaluation.

Notez qu’une régularisation des charges locatives peut se faire uniquement dans un délai de 3 ans. Si vous constatez que votre locataire n’a pas payé assez de charges il y a 4 ans, alors vous ne pouvez pas lui demander de vous rembourser la différence.

Comment faire ?

Tout d’abord, il faut procéder à un calcul minutieux des charges dues. Pour cela, une liste complète des charges doit être dressée pour établir un montant total. À ce dernier, vous devez déduire la somme des provisions déjà versées par le locataire.

Vous devez ensuite adresser un courrier à votre locataire, de préférence en recommandé avec accusé de réception, un mois avant la régularisation des charges locatives. Cette lettre doit faire état de la somme demandée et préciser comment elle sera payable :

• En une seule fois, à la réception du courrier ;
• En sus des charges à venir.

Dans ce courrier, vous devez préciser le montant en présentant le chiffre exact de chaque dépense. Votre locataire saura ainsi pourquoi vous faites une demande de régularisation des charges locatives sous-estimées.