Les idées reçues sur les logiciels de gestion locative

Aujourd’hui, bien des propriétaires choisissent de gérer seul leur location, pour des raisons principalement financières. Cependant, cette décision demande non seulement quelques connaissances, mais aussi du temps et beaucoup de rigueur. Des logiciels de gestion locative, ou logiciels de gestion immobilière, sont apparus depuis quelques années pour aider les propriétaires bailleurs. Ces outils sont censés répondre à un grand nombre de besoins : élaboration de documents juridiques, calcul et revalorisation des charges, gestion des loyers... Mais attention, ils peuvent être trompeurs. Derrière leur apparente utilité se cachent de multiples risques, susceptibles de mettre un propriétaire de location dans des situations difficiles. Comment fonctionne un logiciel de gestion locative et quels sont ses dangers ? Explications. 

Intérêt d'un logiciel de gestion locative

C’est une évidence pour tous les propriétaires qui ont un jour décidé de louer un appartement ou un maison : la gestion immobilière est une activité particulièrement chronophage. Et l’informatique offre des possibilités de simplification inespérées. Mais un logiciel de gestion locative peut-il vraiment vous aider ?

Quelle aide apporte un logiciel de gestion locative ?

Opter pour un logiciel de gestion immobilière, c’est une façon pour vous, en tant que propriétaire bailleur, de bénéficier d’un support dans votre gestion locative. Mais même si ce type d’outil informatique peut vous épauler en vous faisant des rappels de dates, en créant des automatismes administratifs ou en gérant vos annonces immobilières de location, en pratique, l’aide qu’il vous procure reste basique et limitée.

Entre rédaction du bail et encaissement des loyers : que peuvent faire les logiciels de gestion ?

La plupart des logiciels de gestion immobilière intègrent des outils et fonctionnalités permettant de faciliter certains points, comme :

• la gestion de la TVA ;
• l’émission de quittances et d’appels de loyer ;
• l’enregistrement des paiements de la CAF ;
• le suivi du paiement des loyers;
• le stockage des informations importantes sur les biens loués, les locataires et les baux ;
• le calcul et le paiement des charges ;
• l’impression et l’édition de documents types, tels que les contrats de location ;
• le calcul des taxes et des loyers, par des calculateurs intégrés ;
• le suivi des indices de révision des loyers ;
• la gestion des états des lieux et de l’inventaire des meubles, le cas échéant ;
• la gestion des locations saisonnières ;
• la déclaration des revenus locatifs.

Certains logiciels de gestion locative comprennent également des tableaux rassemblant des indicateurs de performance, vous permettant d’évaluer la rentabilité de votre investissement immobilier.

Un logiciel de gestion immobilière fait-il tout à votre place ?

A priori, le logiciel de gestion immobilière semble être un véritable appui pour le bailleur. Mais seulement en apparence… Car il constitue aussi un vrai piège ! S’il est tentant de se reposer entièrement sur lui, il ne faut pas oublier que la gestion d’un logement en location demande une attention de tous les instants. Le logiciel vous apporte un soutien technique dans vos démarches, mais ne remplace pas un réel travail au jour le jour, et ne fait en aucun cas tout à votre place. Par ailleurs, il n’est pas impossible qu’il fasse des erreurs.

En effet, à la différence d’un mandataire à qui vous confiez la gestion de votre bien, un programme informatique ne peut ni être au fait des évolutions juridiques les plus récentes, ni vous donner des conseils avisés, ni sélectionner un locataire pour vous. Par conséquent, même en utilisant un logiciel de gestion immobilière, vous êtes obligé de rester vigilant sur tous les détails de votre logement, de prendre le temps d’étudier soigneusement les dossiers de location et de suivre de près l’entrée en vigueur de nouvelles réglementations et de nouvelles lois.

Tarif et coûts d'un logiciel de gestion locative ?

Il existe des logiciels de gestion locative gratuits. Néanmoins, avec ces derniers, vous ne pouvez vous occuper que d’une unique location et vous n’avez accès qu’à un nombre réduit de fonctionnalités. De la même manière, les documents types ne sont pas disponibles, et il faut donc importer un bail, un état des lieux, etc. De fait, pour gérer seul un ou plusieurs logements, un logiciel de gestion locative gratuit s’avère trop limité.

Il est possible de trouver des logiciels de gestion locative un peu plus performants pour une centaine d’euros. Ceux-ci proposent en plus des modèles de contrat de bail, mais sont rarement mis à jour.

Enfin, certains logiciels de gestion immobilière disposent d’un éventail relativement étendu de fonctionnalités, mais sont hors de prix. On peut alors se demander quel est leur intérêt par rapport à l’engagement d’un professionnel, qui réclame moins de temps et assure des résultats bien plus probants. D’autant que même les meilleurs logiciels de gestion immobilière possèdent des écueils : ces produits ne sont pas toujours stables et pérennes, ils ne sont pas forcément mis à jour régulièrement et peuvent connaître des bugs. En outre, aucun d’entre eux ne peut vous défaire de vos devoirs en tant que bailleur.

Sachez qu’il existe aussi des solutions en ligne, qui sont en fait des logiciels auxquels vous accédez directement depuis un site internet. Leur offre est similaire à celle des programmes classiques, et ils nécessitent donc la même prudence : en tant que propriétaire, vous n’êtes aucunement déchargé de vos obligations de gestion.

La gestion locative en ligne, une alternative intéressante

Vous êtes conscient des limites des logiciels de gestion locative, mais face aux honoraires et aux commissions qu’elles prélèvent, vous ne souhaitez pas charger une agence immobilière "classique" de la gestion de vos biens en location ? De plus, vous voulez garder un certain contrôle sur votre logement ? Sachez qu’il existe une solution intermédiaire entre les logiciels de gestion immobilière et les agences physiques : les services de gestion locative en ligne.

Ce type de service en ligne est géré par des professionnels, qui prennent en charge un certain nombre de points liés à votre logement en location, pour un tarif largement moins élevé que celui des agences physiques.

Les prestataires de gestion locative en ligne proposent généralement tout un éventail de services utiles en option.

Pour plus de tranquillité et de sécurité, vous pouvez ainsi commander un bail rédigé par un avocat, faire établir vos états des lieux d’entrée et de sortie, déléguer la recherche et la sélection de locataires, ainsi que la réalisation des diagnostics immobiliers obligatoires en location ou encore souscrire une garantie loyers impayés (GLI).

Autre atout : les frais engagés sont 100 % déductibles de vos revenus fonciers, pour leur montant réel. Alors que les frais relatifs à l’achat d’un logiciel de gestion immobilière ne sont déductibles qu’à hauteur d’un montant forfaitaire de 20 € par bien donné en location.

Vous voulez être sûr de percevoir chaque mois votre loyer ?