Aussi appelées charges récupérables, les charges locatives représentent les frais que vous engagez en tant que propriétaire bailleur pour certaines dépenses relatives au bien que vous louez. Facturées annuellement ou mensuellement, elles doivent être payées par le locataire en sus du montant du loyer. Découvrez si votre locataire est en droit de demander des justificatifs et quand lui fournir.

Charges locatives et justificatifs : ce que dit la loi

L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, modifié par l'article 6 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, stipule que les « charges récupérables […] sont exigibles sur justification ». Cela signifie que les dépenses engagées au titre des charges locatives doivent pouvoir être justifiées auprès du locataire à qui elles sont facturées.

Lorsqu’un contrat de location prévoit des charges locatives réelles, le locataire est donc en droit d’exiger des justificatifs relatifs aux montants qui lui sont demandés. Cependant, les charges réelles payées par le locataire sont une provision des frais qui seront engagés au cours de l’année. Le locataire doit donc patienter jusqu’à l’anniversaire du contrat de location pour demander des justificatifs.

Dans quels cas le locataire peut-il demander des justificatifs ?

Un locataire peut demander des justificatifs relatifs aux charges locatives afin de vérifier que les charges payées sont justifiées. Il faut savoir que toutes les charges récupérables sont listées de manière exhaustive par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Autrement dit, les charges non mentionnées dans ce décret ne peuvent être récupérées.

Lors de la signature du contrat de location, les charges mentionnées dans le bail doivent se référer aux résultats antérieurs, c’est-à-dire aux dépenses engagées lors de l’année écoulée. Leur montant sera ensuite régularisé au terme d’une année, comme le prévoit le contrat de location. Cette régularisation peut alors donner lieu à :

• un remboursement des sommes trop perçues auprès du locataire, dans le cas où la provision des charges était trop élevée ;
• une récupération des sommes dues par le locataire si les charges sont en réalité plus élevées.

Dans les deux cas, le locataire est en droit de demander des justificatifs relatifs aux charges locatives.

Quand fournir les justificatifs liés aux charges récupérables ?

Une fois par an, au minimum, les charges récupérables sont examinées par le propriétaire bailleur ou le syndic de copropriété. À ce moment, un inventaire de toutes les dépenses engagées au cours de l’année est fait. Ces dépenses sont comparées avec la provision des charges locatives déjà payée par le locataire.

Un mois avant que soit effectuée la régularisation, vous devez fournir des justificatifs à votre locataire, l’informant sur :

• le décompte des charges récupérables selon leur nature (entretien des parties communes, chauffage collectif, eau froide, électricité des parties communes, etc.) ;
• le mode de répartition des frais entre tous les locataires lorsque le bien loué se situe dans un immeuble collectif ;
• le mode de calcul relatif aux frais liés au chauffage et à la production d’eau chaude, le cas échéant.

Lorsque le locataire est bien informé, il n’a pas besoin d’exiger des justificatifs. En revanche, s’il n’a reçu aucun justificatif un mois avant la régularisation annuelle des charges, il est en droit d’en exiger.