Quelles sont les charges locatives récupérables ?

Les charges récupérables ou charges locatives récupérables sont un des éléments importants d’un investissement locatif. En effet, l’imputation correcte des charges de copropriété au locataire est un enjeu de la rentabilité de l’investissement locatif. Quelles charges sont récupérables ? Quelle est la méthode à appliquer pour les récupérer ? Est-ce la même méthode pour un logement loué meublé ou une location non-meublée ? Voici ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Quel est le principe des charges locatives récupérables ?

Dans une relation de bailleur à locataire, certaines charges devront être payées par le propriétaire tandis que d’autres seront à la charge du locataire. La distinction entre les deux responsabilités n’est pas toujours très aisée, mais il est important de la comprendre.

Les charges à payer par le propriétaire

Le propriétaire a la responsabilité de fournir un logement décent et salubre à son locataire. Par conséquent, il devra prendre à sa charge l’ensemble des dépenses liées aux gros travaux nécessaires sur la copropriété ou à l’administration de celle-ci. Ce sera par exemple le cas pour les dépenses suivantes :

• réfection de la toiture de l’immeuble ou de la maison divisée en appartements ;
• ravalement de la façade ;
• ensemble des travaux portant sur la structure même de l’immeuble ;
• coût du syndic de copropriété ;
• etc.

Ces charges, souvent ponctuelles, ne peuvent pas être imputées au locataire. Elles seront payées par le propriétaire, qui devra donc prendre en compte leur éventualité au moment d’acquérir un appartement.

Les charges locatives à payer par le locataire

À l’inverse, un locataire aura des obligations, parmi lesquelles figure la responsabilité de maintenir le bien confié par le bailleur dans l’état qui est le sien au moment de son entrée dans les lieux et de la réalisation de son état des lieux d’entrée. La loi prend en compte l’usure normale d’occupation, mais le locataire devra veiller à entretenir correctement le logement confié.

Dans ce cadre-là, certaines charges peuvent être imputées au locataire, puisqu’elles concernent l’entretien régulier de la copropriété. Par ailleurs, des charges de consommation communes peuvent également être imputées au locataire, car il en sera le bénéficiaire.

Exemples de charges locatives récupérables

Les charges récupérables auprès du locataire peuvent être classées en deux catégories : les charges liées à la consommation et celles liées à l’entretien de la copropriété.

Les charges locatives récupérables liées à la consommation du locataire

Certaines charges payées par la copropriété concernent des équipements régulièrement utilisés par l’ensemble des locataires. À ce titre, il est parfaitement logique qu’un propriétaire-bailleur puisse en quelque sorte refacturer ces charges à son locataire, ce qui sera indiqué dans le bail.

C’est par exemple le cas des dépenses suivantes :

• charges d’électricité relatives au fonctionnement de l’ascenseur de l’immeuble ;
• charges d’eau relatives au maintien en bon état du hall de l’immeuble ;
• charges d’eau ou de chauffage issues d’un contrat collectif souscrit au nom de la copropriété pour le compte de l’ensemble des appartements de l’immeuble ;
• etc.

Les charges locatives récupérables liées à l’entretien de la copropriété

De la même manière, certaines charges locatives récupérables concernent le maintien de la copropriété en bon état. Ces charges sont imputables au locataire, puisque c’est lui qui jouit du maintien en bon état de ces équipements.

Les charges d’entretien imputables aux locataires peuvent ainsi être les suivantes :

• frais de personnel relatifs au ménage des parties communes réalisé par une société extérieure ;
• frais d’élagage des espaces verts extérieurs ;
• frais de changement d’éléments d’usure, comme les joints des robinets situés dans les parties communes.

De plus, certaines taxes comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères peuvent également être imputées au locataire ; c’est en effet ce dernier qui profite au quotidien du service offert.

Le tableau suivant permet de distinguer l’imputation entre propriétaire et locataire en fonction du type de charges de location.

Quelle méthode appliquer pour récupérer les charges locatives ?

De manière générale, la récupération des charges locatives s’effectue mensuellement. La loi autorise deux méthodes distinctes selon le type de logement loué : forfaitaire ou réelle.

La méthode de récupération des charges locatives forfaitaire

La méthode forfaitaire consiste à demander chaque mois un montant forfaitaire de charges au locataire. Ce montant s’ajoute au loyer à payer chaque mois.

Cette méthode permet d’éviter d’avoir à effectuer des régularisations de charges en fin d’année. En effet, après avoir perçu le montant forfaitaire des charges chaque mois, le propriétaire prendra à sa charge l’éventuelle différence entre le montant perçu et le réel montant des charges récupérables.

Cette méthode, qui simplifie la gestion puisqu’elle évite de pointer les charges lors du relevé annuel, n’est en revanche applicable que pour les logements suivants :

• logement loué avec un bail meublé ;
• logement loué en colocation.

Le bail locatif devra clairement notifier le fait que ces charges sont forfaitaires. De plus, il conviendra de distinguer le montant du loyer et celui des charges lors de la rédaction du bail.

La méthode de récupération des charges au réel

À l’inverse, le propriétaire d’un logement loué vide ou non meublé, hors colocation, devra appliquer la méthode des charges réelle.

Le principe de cette méthode est de percevoir chaque mois une provision sur charges locatives récupérables et d’ajuster en fin d’année en fonction des provisions perçues et du montant réel des charges payées. Le calcul du montant des provisions demandées mensuellement en plus du loyer correspondra au montant des charges de l’année passée ramené sur 12 mois.

En fin d’année, le propriétaire-bailleur recevra un relevé de charges annuelles édité par le syndic de copropriété, professionnel ou bénévole. À l’aide de ce relevé, il pourra effectuer une régularisation de charges.

• Premier cas de figure : la somme des provisions perçues dépasse le montant réel des charges locatives : le propriétaire rétrocède à son locataire le trop-perçu et réajuste le montant des provisions exigées l’année suivante.

• Deuxième cas de figure : la somme des provisions perçues est inférieure au montant réel des charges locatives : le propriétaire demande à son locataire de régulariser la différence et peut indexer la provision exigée l’année suivante.

Dans la pratique, il est préférable d’effectuer le décompte des charges le plus tôt possible après avec reçu le relevé annuel de la copropriété. La loi impose au propriétaire de prévenir le locataire au moins un mois avant de procéder à la régularisation effective des charges.

Pour cela, il est tenu d’envoyer au locataire :

• le décompte détaillé par nature de charges;
• le mode de répartition entre les locataires s’il s’agit d’un immeuble collectif ;
• le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.

Le propriétaire n’est pas obligé de transmettre spontanément les factures et justificatifs des charges locatives récupérables au locataire. Néanmoins, il doit conserver ces documents et les lui présenter s’il en fait la demande.

En cas de départ du locataire

Lorsque les charges sont réglées par provisions mensuelles, le départ d’un locataire avant la procédure annuelle de régularisation des charges ne signifie pas que vous ne pourrez plus récupérer l’éventuel excès de charges locatives dues.

En effet, la loi Alur autorise les propriétaires bailleurs à effectuer une retenue pour charges sur le dépôt de garantie versé par le locataire à son entrée dans le logement. Ceci sachant que la somme concernée ne peut pas dépasser 20 % du dépôt de garantie, et prive le propriétaire d’une partie de la caution qui lui permettrait de couvrir les travaux et réparations en cas de dégâts dans le logement générés par le locataire.

La retenue pour charges sur le dépôt de garantie se fait en l’attente du décompte des charges. Si son montant excède la somme due par le locataire une fois les charges connues, le propriétaire devra rendre la différence au locataire. À noter que la régularisation définitive des charges et l’éventuelle restitution du solde au locataire doivent intervenir dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes de l’immeuble.

Bien évidemment, le propriétaire devra calculer les charges à régler par le locataire au prorata du temps que le locataire aura effectivement passé dans le logement pendant l’exercice de charges.

Autre solution proposée par la législation : le propriétaire et le locataire peuvent se mettre d’accord pour solder immédiatement l’ensemble des comptes lorsque ce dernier quitte le logement. Aucune retenue ni aucune régularisation ultérieure ne sont alors nécessaires.

Comment calculer les charges locatives récupérables ?

Le propriétaire doit apporter un grand soin au calcul des charges locatives récupérables, notamment s’il demande à son locataire un règlement forfaitaire, étant donné qu’aucune régularisation n’est possible dans ce cas-là. De même, des provisions sur charges se rapprochant le plus possible du montant réel des dépenses éviteront d’avoir à procéder à des remboursements importants ou à demander au locataire le paiement de sommes élevées.

Pour calculer les charges locatives récupérables, il suffit de se référer au relevé annuel des charges de copropriété et de séparer les éléments à régler par le propriétaire de ceux imputables au locataire. Il reste ensuite à diviser la somme des charges récupérables par 12 pour obtenir un montant mensuel.