Quel est le délai pour la régularisation des charges locatives ?

Chaque année, le propriétaire d’un logement dont les charges sont réglées par le locataire sous forme de provisions doit procéder à une régularisation des charges. Mais il peut arriver que cette échéance ne soit pas respectée, par oubli notamment. Quel est le délai pour la régularisation des charges locatives ? Quelles sont les conséquences d’une régularisation tardive ? E-Gérance vous éclaire.

La régularisation des charges en location, une opération annuelle

Les charges locatives, ou charges récupérables, correspondent aux frais relatifs au logement loué payés par le propriétaire, mais qui peuvent être imputés au locataire (électricité des parties communes, chauffage collectif, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc.).

Lorsque les charges récupérables d’un logement loué sont réglées par le locataire sous forme de provisions mensuelles ou encore trimestrielles (ce qui est le cas pour la plupart des locations vides), le propriétaire doit procéder au moins une fois par an à ce qu’on appelle une « régularisation des charges ». Dans le cadre de cette opération, vous devez vous appuyer sur le décompte des charges que vous avez réellement payées sur l’année écoulée pour déterminer si votre locataire a réglé des provisions trop élevées ou, au contraire, trop faibles.

• Si votre locataire a payé trop de charges locatives pendant l’année, vous êtes tenu de lui rembourser le trop-perçu ;
• Si votre locataire a payé moins que ce qu’il aurait dû, il doit vous verser un complément.

Si le délai pour la régularisation des charges locatives est normalement d’un an, aucune date n’est imposée par la réglementation. Ainsi, vous pouvez choisir de l’effectuer à la date anniversaire du bail ou non. En pratique, la régularisation des charges est le plus souvent réalisée après la réception du décompte annuel des charges de copropriété.

Régularisation des charges locatives et délai de prescription

Vous avez oublié de régulariser les charges pour une année donnée ? Pas de panique, vous pouvez vous y prendre de façon tardive. Pour la régularisation des charges locatives, un délai de prescription est fixé par la loi : il est stipulé que le bailleur peut réclamer tout arriéré de charges dû pendant trois ans. Et ce, quelle que soit la raison du retard de la régularisation.

Attention : si vous n’avez pas effectué la régularisation des charges dans l’année suivant leur exigibilité, votre locataire est en droit d’exiger un paiement du surplus échelonné sur 12 mois.

Également, si l’affaire est portée devant le tribunal, vous pouvez être condamné à verser des dommages et intérêts à votre locataire si votre régularisation tardive est estimée déloyale, brutale et relevant d’une faute de votre part (par exemple, si votre locataire vous a adressé un courrier pour vous demander de procéder à la régularisation des charges et que vous l’avez ignoré). Dans les cas les plus graves, le juge peut aller jusqu’à refuser une régularisation des charges locatives hors délai, même si la période considérée date de moins de trois ans.

Comment procéder pour la régularisation des charges récupérables ?

Il est nécessaire de respecter une certaine formalité dans le cadre de la régularisation des charges récupérables.

Un mois avant la date fixée pour la régularisation des charges annuelle, vous devez obligatoirement communiquer certaines informations à votre locataire, par e-mail ou par courrier :

• le décompte des charges locatives classées par nature de charges (électricité des parties communes, eau chaude, eau froide, charges liées à l’entretien des espaces verts, etc.) ;
• le mode de répartition des charges entre les locataires si votre bien se trouve dans une copropriété ;
• une note d’information sur le mode de calcul lié au chauffage et à la production d’eau chaude.

Par ailleurs, vous devez fournir au locataire les pièces justifiant les charges réelles, s’il en fait la demande dans les six mois suivant l’envoi de votre décompte de charge (décompte des charges de la copropriété, avis de taxe d’enlèvement des ordures, etc.).

Pour vous aider dans votre démarche, n’hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de courrier de régularisation des charges locatives.