Tout savoir sur la régularisation des charges locatives

Les charges locatives sont les dépenses liées à l’utilisation d’un logement loué, par exemple l’entretien des parties communes ou le chauffage collectif. Bien que celles-ci doivent être payées par le propriétaire du logement loué, elles sont généralement directement répercutées sur le locataire, qui les rembourse sous la forme d’une provision mensuelle fixée en fonction des chiffres de l’année précédente. Chaque année, le propriétaire doit alors faire le décompte des charges réelles et effectuer une régularisation des charges locatives pour comparer le montant total des provisions versées avec les dépenses réellement engagées. Parce que cette régularisation peut être une source de litiges, voici tout ce que vous devez connaître sur son fonctionnement.

Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?

Chaque année, le propriétaire d’un logement en location doit payer des charges qui peuvent être liées à des réparations, à l’entretien de la copropriété ou encore à l’eau, l’électricité, etc., dont certaines charges sont récupérables auprès du locataire.  Le décompte des charges permettant de connaître leur montant réel étant généralement réalisé une fois dans l’année, les propriétaires ont pris l’habitude de demander au locataire une provision sur charges. Autrement dit, ce dernier va payer, tous les mois, un montant basé sur les charges réellement attendues.

Pour justifier ce montant, le propriétaire doit s’appuyer sur des chiffres tangibles, comme les résultats de l’année précédente ou bien le budget prévisionnel de la copropriété. Lorsqu’il demande une provision sur charges locatives, le propriétaire s’engage à effectuer tous les ans une régularisation des charges. Il doit alors chaque année faire parvenir au locataire un décompte des charges réelles. Deux situations peuvent alors survenir :

• soit le locataire a payé trop de charges locatives pendant l’année et le propriétaire est tenu de rembourser le trop-perçu ;
• soit, à l’inverse, le locataire a payé moins que ce qu’il devrait et il devra verser un complément.

Quelles charges locatives peuvent être régularisées ?

Attention cependant, car toutes les charges de copropriété ne peuvent être remboursées par le locataire. Il faut différencier les charges récupérables – taxes de balayage et taxe d’enlèvement des ordures ménagères, dépenses d’entretien des parties communes – et les dépenses restant à la charge du propriétaire comme les dépenses d’amélioration du logement, les frais de gestion de la copropriété ou encore l’installation de nouveaux équipements.

Où puis-je trouver le montant des charges locatives ?

Généralement, un syndic de copropriété distinguera sur l’état trimestriel de paiement des charges la part qui concerne le propriétaire et celle qui concerne le locataire. Ainsi, en faisant la somme des différentes dépenses récupérables, le propriétaire sera en mesure de demander à son locataire le montant exact correspondant aux charges locatives.

En cas de syndic de copropriété bénévole, il pourra se référer à la loi qui notifie de manière claire et explicite la liste des charges pouvant être considérées comme des charges locatives.

Quel est le grand principe de distinction des charges locatives ?

D’une manière générale, pour savoir si une charge peut être considérée comme une charge locative, il faut se demander si elle concerne l’usage ou la détention du bien.

Ainsi, si les frais engagés le sont pour faciliter la vie au quotidien, comme un nettoyage du hall ou l’entretien des espaces verts, ceux-ci seront considérés comme à la charge du locataire. C’est également le cas lorsque les charges concernent des petits travaux liés à l’utilisation fréquente des lieux (travaux d’entretien et de maintenance essentiellement).

En revanche, lorsque les charges engagées concernent la structure même d’un immeuble sur laquelle un locataire n’a que très peu d’impact, elles ne pourront pas être récupérées auprès du locataire.

Le risque de mal calculer les charges locatives

Dans le cas où un propriétaire-bailleur réclamerait des charges locatives trop élevées, il faut savoir que le locataire a le droit de contester ces charges au titre de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Le propriétaire aura alors l’obligation de justifier les charges demandées au locataire ainsi que les contreparties qu’elles représentent.

Le propriétaire aura donc, à la demande du locataire, l’obligation de lui apporter le détail des charges et leur affectation. Il convient par ailleurs de savoir qu’un locataire dispose légalement d’un délai de trois ans pour contester le montant demandé pour les charges locatives. La demande du locataire pourra se faire soit dans le cadre d’une conciliation à l’amiable, soit dans le cadre d’une mise en demeure judiciaire.

Dans quels cas la régularisation des charges locatives est-elle possible ?

Plusieurs méthodes existent pour la perception mensuelle des charges locatives. Ainsi, l’impact sera différent sur la régularisation des charges locatives si le propriétaire a opté pour la méthode forfaitaire ou pour la méthode réelle.

Quels sont vos droits dans la méthode forfaitaire ?

La méthode forfaitaire consiste à appliquer chaque mois un montant censé couvrir l’ensemble des charges de l’année en cours, et même de l’ensemble de la durée du bail.

Cette méthode, qui s’applique uniquement dans le cadre d’une location meublée ou d’une colocation, interdit cependant la procédure de régularisation des charges. En effet, le propriétaire doit avoir calculé un montant forfaitaire au plus juste lui permettant de couvrir une éventuelle hausse des charges tout en restant dans des niveaux acceptables. Si les charges réellement constatées ont été supérieures, le propriétaire assumera ce risque financier qui réduira le rendement de son investissement locatif.

Quels sont vos droits dans la méthode réelle ?

La méthode réelle basée sur le calcul d’une provision mensuelle et d’une régularisation se fonde sur une méthode de régularisation a posteriori. C’est donc avec cette méthode, et uniquement celle-ci, que le propriétaire pourra appliquer le principe de régularisation annuelle des charges locatives.

La méthode dite des charges réelles peut s’appliquer sur tout type de logements, y compris des logements loués meublés ou en colocation. Elle nécessitera simplement un suivi plus précis de la part du propriétaire.

Quand faut-il régulariser les charges locatives ?

En location vide comme en location meublée, la régularisation des charges doit se faire une fois par an, sans qu’une date ne soit forcément imposée : cela peut être à la date anniversaire du bail ou bien, plus généralement, au moment où la copropriété fait elle-même le décompte des charges. Au moins un mois avant la régularisation, le propriétaire est dans l’obligation de communiquer à son locataire – par voie postale ou électronique – le décompte des charges locatives, en détaillant leur nature et en faisant attention à leur juste répartition dans le cas d’une copropriété. Il envoie également une note d’information sur les modalités liées au chauffage et à l’eau chaude dans l’immeuble. Suite à la régularisation de charge locative, le bailleur doit laisser à la disposition du locataire les pièces justificatives pendant au moins 6 mois, comme l’indique la loi Alur de 2014.

Que se passe-t-il en cas d’oubli du propriétaire de régulariser les charges locatives ?

Si le propriétaire oublie de régulariser les charges, il peut encore la demander de manière tardive, mais le locataire peut alors exiger des délais de paiement et régler la somme due par douzième.

De plus, la loi Alur a fixé un délai de prescription de 3 ans pour la régularisation : ainsi, le bailleur a 3 ans pour effectuer la régularisation et réclamer le paiement des charges, tandis que le locataire a le même délai pour les contester.

Enfin, lorsque le locataire quitte le logement à la fin du bail, le propriétaire a le droit de faire une retenue sur les charges locatives de 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu’à ce qu’il puisse effectuer la dernière régularisation.

Comment informer son locataire de la régularisation des charges locatives ?

Lorsque le bailleur effectue la régularisation des charges, il est dans l’obligation de communiquer à son locataire le décompte des charges locatives. Puis, il doit laisser les pièces justificatives de ce décompte à disposition du locataire pendant au moins 6 mois, suite à la régularisation. La loi ne précise pas forcément ce que sont ces pièces justificatives : il peut s’agir de factures, de contrats d’exploitation et de fournitures, du prix de chacune des charges ou encore de l’indication des quantités consommées.

Dans le cadre d’une copropriété, le règlement de copropriété indiquant la répartition des charges locatives est une pièce importante. À noter que cette communication est importante, car si le locataire ne paie pas les charges, le bailleur devra prouver qu’il a bien transmis les pièces justificatives pour pouvoir avoir gain de cause. En cas de litige, une médiation peut être demandée, ou une action intentée auprès du tribunal d’instance.